1．通讯缺陷：
一般通讯缺陷的原因有三种，一是电话线路的联接或线路自身不正常，二是传真机的内部参数设定不对，三是传真机的电路部分损坏。遇到这种缺陷，首要要先咨询传真机的专业修补部分，如果是前两种原因应该进行调整，如果是毕竟一种状况则应请专业修补人员进行修补。
2．接纳或复印的副本文件不清楚：
1）如果接纳的文件不清楚，首要向发送方招认原文件是否清楚，然后对自己的机器进行热敏头的查验，悉数机器的阐明书中都应有热敏头的查验办法。查看机器的热敏头是否损坏。如果损坏应替换。上述查看均没有问题的状况下，则阐明发送机器有问题。
2）如果发送或复印文件不清楚，应查看扫描器是否老化或脏污，此外应查看CIS或CCD及机器的镜片是否脏，如果机器的扫描器是CIS，还应查看记录纸触摸的胶滚（白色）是否有尘土。一般对这些部分的清洗要用工业酒精擦洗洁净，不能用水。
3）如果清扫了上面的原因，一般讲是机器的扫描器或主控板损坏，应请专业人员替换。
4）除了前面三种原因外，还有可能是机器热敏头脏或热敏头的设备方位不正常。