挑选合适的地址设备复印，要留神防高温、防尘、防震、防阳光直射，一起要确保通风换气环境出色，由于复印机遇发作微量臭氧，而操作人员更应该每作业一段时刻就到野外透透气歇息片刻。往常尽量削减搬动，要移动的话必定要水平移动，不行歪斜。为确保最佳操作，至少应在机器左右各留出90厘米，不好留出13厘米的空间(如机器接有分页器，大约需求23厘米的间隔。)，操作和运用复印机应小心翼翼。
应运用安稳的交流电联接运用，电源的定额应为：220-240V、50Hz、15A。
每天早晨上班后，要翻开复印机预热预热半小时左右，使复印机内坚持单调。
要坚持复印机玻璃稿台清洁、无划痕、不能有涂抹液、手指印之类的斑驳，否则的话会影响复印作用。如有斑驳，运用软质的玻璃清洁物清洁玻璃。
在复印机作业过程中必定要在盖好上面的挡版，以削减强光对眼睛的影响。
如果需求复印书本等需求装订的文件，请选用具有“别离扫描”(split scan feature)功用的复印机。这样，能够消除由于装订不平坦而发作的复印阴影。
如果您的复印件的布景有阴影，那么您的复印机的镜头上有可能进入了尘土。此刻，您需求对复印机进行专业的清洁。
当复印机面版闪现红灯加粉信号时用户就应及时对复印机进行加碳粉，如果加粉不及时可构成复印机缺陷或发作加粉碰击噪音。加碳粉，时应摇松碳粉并依照阐明书进行操作。切不行运用代用粉(假粉)，否则会构成飞粉、底灰大、缩短载体运用寿数等缺陷，并且由于它发作的废粉率高，实践的复印量还不到真粉的2/3。
当增加复印纸前先要查看一下纸张是否干爽、结净，然后前后理顺复印纸叠顺规整再放到纸张巨细标准一起的纸盘里。纸盘内的纸不能跨越复印机所容许放置的厚度，请查阅手册来判定厚度规划。为了坚持纸张单调，可在复印机纸盒内放置一盒单调剂，每天用完复印纸后应将复印纸包好，放于单调的柜子内。
每次运用完复印机后，必定要及时洗手，以消除手上剩余粉尘对人体的损害。
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作业下班时要封闭复印机电源开关，堵截电源。不行未封闭机器开关就去拉插电源插头，这样会简略构成机器缺陷。
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如果呈现以下状况，请当即关掉电源，并请修补人员。A、机器里宣告异响;B、机器外壳变得过热;C、机器部分被损害;D、机器被雨淋或机器内部进水。